Transfluvia SA, dont le siège social est établi Transportcentrum LAR K20, 8930 Menin, Belgique, numéro d’entreprise 0405.517.606, attache de l’importance à la protection des données à caractère personnel et les traite conformément à la législation applicable en matière de protection des données, notamment le règlement (UE) 2016/679, le Règlement général sur la protection des données (« RGPD » ou « GDPR »), ainsi que la législation belge en matière de protection des données.
Pour les traitements dont Transfluvia détermine elle-même les finalités et les moyens essentiels, Transfluvia agit en qualité de responsable du traitement.
Vous pouvez contacter Transfluvia pour toute question relative à la présente déclaration de confidentialité ou au traitement de vos données à caractère personnel :
Transfluvia SA
Transportcentrum LAR K20
8930 Menin
Belgique
E-mail : customs@transfluvia.be
La présente déclaration concerne les données à caractère personnel traitées par Transfluvia en qualité de responsable du traitement, notamment dans le cadre :
Pour certains traitements, Transfluvia peut également agir en qualité de sous-traitant, notamment lorsqu’elle traite des données à caractère personnel exclusivement pour le compte d’un client et conformément aux instructions de celui-ci, par exemple dans le cadre de certaines applications logicielles ou d’autres services.
Lorsque Transfluvia agit en qualité de sous-traitant, le client concerné détermine en principe la finalité du traitement et agit en qualité de responsable du traitement. Le traitement est alors régi par la convention applicable et les dispositions qui y sont prévues conformément à l’article 28 du RGPD.
La qualité de responsable du traitement ou de sous-traitant est toujours déterminée en fonction du rôle effectif des parties dans le traitement concerné.
Selon la nature de la relation, de la mission ou du service, Transfluvia peut notamment traiter :
Transfluvia ne demande ou ne conserve une copie d’un document d’identité que lorsque cela est nécessaire pour la finalité concernée et légalement autorisé. Le traitement est limité aux données nécessaires à cette finalité.
Transfluvia n’a pas pour objectif de collecter systématiquement des catégories particulières de données au sens de l’article 9 du RGPD. Si de telles données figurent néanmoins nécessairement dans un dossier, elles ne sont traitées que lorsqu’une base juridique valable existe.
Transfluvia obtient des données à caractère personnel directement ou indirectement, notamment :
Lorsque les données n’ont pas été obtenues directement auprès de la personne concernée, Transfluvia fournit les informations visées à l’article 14 du RGPD lorsque et dans la mesure où celui-ci l’exige et qu’aucune exception légale n’est applicable.
Transfluvia ne traite des données à caractère personnel que lorsqu’une base juridique valable existe.
Lorsque la personne physique est elle-même partie à un contrat, les données peuvent notamment être traitées pour répondre à des demandes, établir et traiter des offres, accepter et exécuter des missions, communiquer au sujet des prestations, fournir des services ou logiciels, facturer, traiter les paiements et fournir une assistance.
La base juridique est alors l’exécution du contrat ou la prise de mesures, à la demande de la personne concernée, avant la conclusion du contrat.
Transfluvia traite des données lorsque cela est nécessaire au respect d’obligations légales ou réglementaires, notamment en matière de douane, accises, TVA et fiscalité, comptabilité, contrôles administratifs, autorisations et agréments, sanctions, interdictions et restrictions, réglementation commerciale et des produits, sécurité, lutte contre la fraude et obligations légales de documentation et de conservation.
Dans ces cas, la base juridique est le respect d’une obligation légale.
Transfluvia peut traiter des données sur la base de ses intérêts légitimes ou de ceux d’un tiers, pour autant que les intérêts ou les libertés et droits fondamentaux de la personne concernée ne prévalent pas.
Ces intérêts peuvent notamment concerner l’administration efficace des clients et de l’entreprise, la communication avec les partenaires commerciaux, la gestion et l’amélioration des services, la sécurité informatique, des réseaux et de l’information, la gestion des accès et de la journalisation, la prévention et la détection des erreurs, abus et fraudes, le recouvrement, les contrôles internes, la qualité, la preuve de la bonne exécution des missions, le traitement des réclamations et la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice, ainsi que la défense de Transfluvia, de ses administrateurs, travailleurs et auxiliaires contre des réclamations ou mises en cause de responsabilité.
Lorsque le traitement repose sur le consentement, notamment pour certains cookies non nécessaires ou certaines communications de marketing électronique lorsqu’un consentement est requis, celui-ci peut être retiré à tout moment pour l’avenir.
Le retrait n’affecte pas la licéité du traitement effectué auparavant.
Dans certains cas, la fourniture de données est nécessaire pour conclure ou exécuter un contrat, traiter une mission, respecter une obligation légale ou réglementaire, accomplir une formalité douanière, fiscale ou administrative ou vérifier l’identité ou le pouvoir de représentation d’une personne.
Si les données nécessaires ne sont pas fournies, Transfluvia peut ne pas être en mesure d’accepter ou d’exécuter une mission ou d’accomplir une formalité déterminée.
Dans le cadre de prestations douanières, d’accises, fiscales et connexes, Transfluvia peut traiter des données à caractère personnel et les communiquer aux autorités compétentes lorsque cela est nécessaire à l’exécution d’une mission ou au respect d’obligations légales.
Cela peut notamment concerner les déclarations en douane, formalités d’accises, formalités d’importation, d’exportation et de transit, autorisations, contrôles, formalités d’origine, formalités sanitaires ou phytosanitaires, mesures commerciales, interdictions et restrictions, remboursements, réclamations ou recours administratifs.
Les données nécessaires dépendent des marchandises, de la transaction, du régime douanier et de la réglementation applicable.
Transfluvia ne communique des données que lorsque cela est nécessaire et licite pour la finalité concernée.
Selon le traitement, elles peuvent notamment être communiquées aux autorités douanières belges, étrangères et européennes, aux autorités fiscales et d’accises, aux administrations sanitaires et phytosanitaires, aux autorités de contrôle et d’exécution, aux transporteurs, commissionnaires-expéditeurs, opérateurs de terminaux, entreprises d’entreposage, agents, banques, prestataires de paiement, assureurs, comptables, avocats, huissiers, experts, fournisseurs informatiques, d’hébergement, de cloud, de communication, de sécurité ou de logiciels, sous-traitants, auxiliaires, juridictions, instances arbitrales et autorités compétentes.
Transfluvia utilise Microsoft 365, Exchange Online, Outlook et Microsoft Teams notamment pour les e-mails, calendriers, communications, collaboration, réunions en ligne et autres processus d’entreprise.
Dans ce cadre, des données à caractère personnel peuvent être traitées par Microsoft dans le cadre des services qu’elle fournit à Transfluvia et conformément aux conditions contractuelles et de protection des données applicables de Microsoft.
Transfluvia utilise également des fournisseurs de services informatiques, d’hébergement, de cloud, de sécurité, de logiciels et de services liés au site internet qui peuvent traiter des données dans le cadre de leurs prestations.
Transfluvia veille à ce que les prestataires qui traitent des données pour son compte soient engagés conformément à la législation applicable et, lorsque cela est requis, moyennant des garanties contractuelles appropriées.
Transfluvia utilise des prestataires dont les services peuvent, dans certaines circonstances, entraîner le traitement ou le transfert de données à caractère personnel en dehors de l’Espace économique européen (« EEE »), ou permettre l’accès à ces données depuis l’extérieur de l’EEE.
Microsoft prévoit pour les clients européens de différents services Microsoft 365 une EU Data Boundary, dans le cadre de laquelle les données clients et certaines autres données à caractère personnel sont dans une large mesure stockées et traitées au sein de l’Union européenne et de l’AELE.
Cela ne signifie toutefois pas que tout traitement s’effectue sans exception exclusivement au sein de l’EEE. Des transferts ou accès depuis l’extérieur peuvent notamment intervenir pour certains processus techniques et opérationnels mondiaux, communications Teams transfrontalières, communications initiées avec des personnes situées en dehors de l’EU Data Boundary, certaines activités d’assistance, de sécurité ou de prestation de services, ainsi que certaines données d’annuaire, de réseau, de diagnostic ou pseudonymisées.
Lorsqu’un transfert vers un pays situé en dehors de l’EEE intervient, Transfluvia veille à l’existence d’un mécanisme valable conformément au chapitre V du RGPD, tel qu’une décision d’adéquation de la Commission européenne ou des garanties appropriées, notamment les clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne.
Microsoft organise notamment la protection des données et les transferts internationaux dans son Microsoft Products and Services Data Protection Addendum en vigueur.
De plus amples informations sur les garanties applicables et, le cas échéant, une copie de celles-ci peuvent être demandées via customs@transfluvia.be.
Transfluvia ne conserve pas les données plus longtemps que nécessaire.
La durée est déterminée notamment en fonction de la durée de la relation commerciale, de la nature du dossier, des obligations légales et réglementaires de conservation, des délais fiscaux, comptables, douaniers et administratifs, des délais de prescription et de forclusion, de la nécessité de démontrer la bonne exécution d’une mission ou le respect d’obligations légales ainsi que des besoins de sécurité et de prévention de la fraude.
Lorsqu’un contrôle, une enquête, une réclamation, un recours, une mise en cause de responsabilité ou une procédure judiciaire ou administrative est en cours ou peut raisonnablement être anticipé, les données pertinentes peuvent être conservées aussi longtemps que cela est nécessaire à la constatation, à l’exercice ou à la défense de droits et actions en justice, y compris la défense de Transfluvia, de ses administrateurs, travailleurs ou auxiliaires.
Les données sont ensuite supprimées ou anonymisées lorsque l’identification n’est plus nécessaire ou justifiée.
Transfluvia prend des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de protéger les données contre l’accès non autorisé, le traitement illicite, la perte accidentelle, la destruction, l’endommagement, la modification ou la divulgation non autorisée.
Ces mesures sont adaptées à la nature, à l’étendue, au contexte et aux finalités du traitement ainsi qu’aux risques associés.
Lors de l’utilisation du site internet, des données techniques peuvent être traitées, notamment des adresses IP, données de session, données de journalisation et données obtenues au moyen de cookies ou technologies similaires.
Des cookies strictement nécessaires peuvent être utilisés pour assurer le fonctionnement correct et sécurisé du site.
Les cookies et technologies similaires non strictement nécessaires ne sont utilisés qu’après obtention préalable du consentement requis.
Pour un aperçu détaillé des cookies et autres technologies utilisés, de leurs fournisseurs, finalités, durées de conservation, catégories et de la manière dont le consentement peut être donné, refusé ou retiré, veuillez consulter la déclaration relative aux cookies de Transfluvia.
Transfluvia ne prend aucune décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé, y compris le profilage, produisant des effets juridiques ou affectant de manière significative la personne concernée.
Selon le traitement et les conditions légales applicables, vous disposez notamment des droits à l’information, à l’accès, à la rectification, à la complétion, à l’effacement, à la limitation du traitement et à la portabilité, ainsi que du droit de vous opposer à un traitement fondé sur un intérêt légitime et, à tout moment, au marketing direct.
Lorsque le traitement repose sur votre consentement, vous pouvez retirer celui-ci.
Ces droits ne sont pas absolus. Transfluvia peut notamment être tenue ou autorisée à conserver certaines données en raison d’une obligation légale, d’une mission en cours, d’un contrôle ou d’une procédure ou afin de constater, exercer ou défendre des droits en justice.
Vous pouvez exercer vos droits via customs@transfluvia.be.
Transfluvia peut demander des informations complémentaires raisonnablement nécessaires pour vérifier l’identité du demandeur.
Dans la mesure où Transfluvia utilise des données à des fins de marketing direct, ce traitement repose sur une base juridique valable et respecte les règles applicables aux communications électroniques.
Vous pouvez vous y opposer à tout moment et gratuitement.
Pour toute question ou réclamation, vous pouvez nous contacter via customs@transfluvia.be.
Vous pouvez également introduire une plainte auprès de :
Autorité de protection des données
Rue de la Presse 35
1000 Bruxelles
Belgique
contact@apd-gba.be
L’introduction d’une plainte ne porte pas atteinte aux autres voies de recours administratives ou judiciaires.
Transfluvia peut modifier la présente déclaration lorsque ses activités ou services, ses traitements, ses systèmes informatiques ou prestataires ou la législation applicable évoluent.
La version la plus récente est publiée sur le site internet avec indication de la date de la dernière mise à jour.
Les informations figurant sur ce site internet sont fournies uniquement à titre d’information générale. Bien que Transfluvia apporte un soin raisonnable à leur exactitude et à leur actualité, il ne peut être garanti qu’elles soient à tout moment complètes, exactes ou à jour.
Elles ne constituent pas un conseil individuel en matière douanière, fiscale, juridique ou autre conseil professionnel. L’évaluation d’une situation concrète nécessite une mission et une analyse distinctes.
Dans les limites autorisées par le droit applicable, Transfluvia n’est pas responsable des dommages résultant exclusivement de l’utilisation ou de la confiance accordée aux informations générales du site.
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